Téměř každý ho má – chytrý telefon. Klasický pracovní den si bez něj nedokážeme představit. My dospělí si často stěžujeme na své děti, že nedají bez mobilního telefonu ani ránu. Nicméně, časy se mění a etiketa telefonování by se měla spíše přejmenovat na etiketu používání mobilního telefonu.

Ale co my sami? Jak jste na tom vy? Dovedete mobil nechat být? Nekontrolovat každou chvíli zprávy, novinky, sociální sítě? Vyndáte v restauraci jako první věc na stůl mobil a necháte ho tam celou dobu? Co pár minut kontrolujete, jestli vám nepřišla zpráva a pokud ano, tak se po mobilu okamžitě vrháte?

Etiketa telefonování udělá váš život lepším

V tomto článku se podíváme na zoubek základním pravidlům etikety telefonování, jejichž dodržováním si udržíte pozici sebevědomé dámy a na obchodní schůzce pozici profesionála.

POZDRAV

Přestože jako každá matka jsem nekonečně hrdá na svoje děti a pořád je chválím, musím kriticky uznat, že při telefonování – myšleno při pozdravu a vedení rozhovoru po telefonu – moc neexcelují. Telefony jako většina teenagerů spíš nadužívají, ale ne k telefonování.

Moje teorie, proč já umím lépe telefonovat než ony, je taková, že ( kromě toho, že jsem starší a mám pracovní zkušenosti s jednáním s lidmi po telefonu ) jsem vyrostla ještě v době, kdy se s telefonem opravdu jen telefonovalo a byl pevnou součástí našeho domu, nikam se s ním nedalo odejít ani nic jiného dělat.

Takže od dětství jsem byla nucena zvedat sluchátko, pozdravit, představit se a určitým způsobem vést rozhovor, popř. i klást otázky. Když jsem slyšela, jak moje děti po telefonu objednávají pizzu – což je mimochodem jeden z mála jejich telefonních hovorů, které ve svém životě momentálně absolvují – tak jsem trochu zastyděla, jestli jsem ve svém působení na ně neudělala nějakou chybu 🙂 Každopádně mají se, co se učit 🙂

Jak se představujete do telefonu vy?

Víte to? Uvědomujete si to? Pozdravíte a pokud jde o neznámého volajícího představíte se nebo zazní něco jako: Noooo? Prosim? Anoooo? Co je?

Pro vaše dobro doporučuji si toto ujasnit a pokud je to potřeba, naučit se jako básničku zdvořilou verzi. Dostane se vám pod kůži a bude pro vás přirozená. První dojem si o vás druhá strana při telefonování vytvoří pouze na základě vašeho hlasového projevu, tak si to hned na začátku nepokazte.

• Mluvte jasně a zřetelně, nehltejte slova.

• Neskákejte do řeči.

• Volte příjemný tón řeči.

• Úvodem pozdravte.

• Pokud vás druhá strana nezná, jasně a zřetelně se představte.

Ticho nad zlato

Jaké máte vyzvánění na vašem mobilu? A nastavujete někdy tichý režim?

Moje práce mi nedovoluje mít zapnuté hlasité vyzvánění, proto téměř celý den, od rána do večera, je ztišený, telefonování je téměř vyloučeno a protože často hlasitý režim zapomenu zapnout, tak mám mobil ztišený v podstatě pořád. Ale protože telefonních hovorů ubývá na vrub zpráv, emailů apod, nijak mi to ani v praktickém životě nevadí. Občas zkontroluji zprávy a upozornění a vyřídím je.

Ať už jde o schůzku  s klientem nebo jen s kamarádkou  – schůzka patří jim, proto je vyjádření neúcty, pokud vám telefon neustále zvoní, přerušuje váš rozhovor nebo vám cinkají upozornění a vy na ně stále reagujete. Pokuste se zbavit závislosti kontrolovat telefon každých pět minut. Telefon před jakoukoli schůzkou vždy ztište. Buďte za dámu!

Na schůzce hovory nezvedejte

Vyjímky jsou a jsou tři:

Hovor, na který jste předem na začátku schůzky upozornili. Omluvíte se předem s tím, že čekáte důležitý hovor a pak ho můžete v klidu vyřídit.

Nebo v opravdu velmi naléhavých případech, které nesnesou odkladu o 30 minut. Je to na vašem zvážení. Kolik takových, velmi urgentních hovorů ale běžně na denní bázi máte? 

Hovor můžete vzít, pokud se přímo týká daného člověka/jednání/klienta a závisí na něm třeba úspěšný průběh vaší schůzky. Očekáváte nějaké výsledky, vyjádření někoho nebo zprávu, která úspěch vaši schůzky ovlivní.

Hovořit – jak dlouho?

Pokud již telefonní hovor přijmete, buďte struční, jasní a jděte rovnou k věci. Hovor ve stylu – řeknu všem svůj životní příběh, nepatří na žádnou schůzku.

Kdy volat?

Není to tak dlouho, kdy mi zazvonil telefon zhruba před desátou večer. Neznámé číslo. Vzhledem k tomu, že děti byly na letním táboře, hovor jsem přijala….co kdyby. A představte si…Byl to člověk dotazující se na mé služby, kurzy apod. Slušně jsem s ním vše vyřídila, ale  po skončení hovoru jsem nevěřícně koukala na telefon. On mi volal ve 21.45 hod?

Tím, že mobilní telefon nám umožňuje spojit se s kýmkoliv kdykoliv, nezávisle na tom, kde se každý z nás nachází. Slušnost i etiketa radí netelefonovat od 10 večer do 8 do rána. Už i desátá večerní je na hraně – hlavně pokud se týká obchodních vztahů. Proto se držte pravidla „nedělejte to, co nechcete, aby druzí dělali vám.“ Pokud by šlo opravdu o věc, která nesnese odkladu, pište zprávy.

Dělejte jednu věc pořádně

I když vás druhá strana při telefonním hovoru nevidí, z tónu hlasu lze leccos poznat. A nejen z tónu hlasu. Nic by vás při hovoru nemělo rušit – vaše mlaskání, nedejbože mluvení s plnými ústy, cinkot příborů, hlasité projevy někoho dalšího apod. Ostatně toto vše zmíněné je proti pravidlům etikety kdykoli, nejen při telefonování.

Berte ohled na ostatní

Opět nezapomenutelná historka ze života. V plném kupé rychlíku jsem seděla bok po boku a s minimem prostoru s dalšími sedmi lidmi a o těch pár metrů vzduchu jsme dělili i dalšími lidmi stojícími v uličce vlaku. Starší dáma, zjevně se nudící, milující telefonování, která chtěla patrně zbytečný čas ve vlaku nějak využít, začala obvolávat své kamarádky. A tak nás všechny více jak 45 minut oblažila několika telefonními hovory, které sama iniciovala: „..ahoj Blaženko, tak jak se máš? Co je nového?“

Ve skutečnosti ale ona dáma nechtěla nic moc vědět, co je na druhé straně nového, protože většinu hovoru si vystačila sama a zvládla vylíčit každé své kamarádce zvlášť všechny novinky ze svého života, životní úspěchy svých dětí i vnoučat, dokonce jsme se dozvěděli poměrně dost o majetkových poměrech celé rodiny apod. Co bylo zajímavé, že toto vše neříkala jen kamarádce na druhé straně, ale nám všem, jejím spolucestujícím. Dívala se střídavě na mě a ostatní, významně pokyvovala hlavou se slovy: „ …ano, ano, naše Alenka opravdu minulý týden promovala s červeným diplomem!!!.“

Tuto cestu domů jsem vzdala svou oblíbenou četbu. Při té one-woman talk show to nebylo možné.

Na WC zásadně bez mobilu

Je jasné, že čas je drahý, není ho nazbyt a je třeba si ho vážit. Existují však místa, kde by se neměl používat. Nejenže riskujete utopení mobilu, ale odejít na schůzce na toaletu a tam sedíce vyřizovat hovory nebo kontrolovat sociální sítě je opravdu trapné. Někdo čeká, až se kabinka uvolní a co se nedoví, že?

…závěrem k telefonování

• Jasně a zřetelně pozdravte, představte se a buďte příjemní.

• Telefonovat během schůzky je absolutní tabu!

• Při obědě, večeři nebo na schůzce ztlumte zvuky a mobil nechte v tašce nebo kapse.

•  Za žádných okolností jej nepokládejte na stůl. Zbytečně by vás to svádělo ke sledování přicházejících zpráv. 

Přeji pohodové dny a buďte vzorem pro ostatní 🙂

Klára 🙂